深 圳 市 眾 恒 隆 實 業(yè) 有 限 公 司

         SHENZHEN ZHONGHENGLONG JEWELRY INDUSTRIAL CO.,LTD.

程序文件

文件名稱:申訴機制

文件編號：ZHL/P-006-2022

版本：A1.0 

編制：陳俊宇

審核：曹健

批準：劉敬旭

生效日期:2022-1-12  

1、目的

為加強精煉廠黃金供應鏈合規(guī)性管理，根據 《LBMA負責任黃金指南第9版》的要求，確保精煉廠的供應鏈無侵犯人權、洗錢及恐怖分子籌資等行為。精煉廠制定了含金物料和銷售審查制度，凡精煉廠的供應商都應配合公司盡職調查小組的審查。各供應商應遵守國家相關法律法規(guī)，對供應的黃金確保來源和去向合規(guī)。允許公司的相關方（受影響人員或舉報者）說出與采礦、貿易、加工和出口情況有關的疑慮并得到妥善處理。

2、依據

《LBMA負責任黃金指南第9版》、《黃金/白銀負責任采購供應鏈盡職調查政策》

3、適用范圍

本程序適用于本公司的相關方及本公司涉及負責任礦物采購相關工作的部門、單位及人員 。

4、 管理機構及職責

公司設立申訴工作處理小組，成員風險總監(jiān)、合規(guī)風控官、合規(guī)專員組成，工作組負責對申訴的處理。

5 、工作程序

5.1申訴信息的收集

公司設立聯系/申訴渠道：

合規(guī)總監(jiān)  鄒家浩 0755-25683238  478152938@qq.com

合規(guī)風控官  曹健 0755-29500999  auken@qq.com

公司在官網www.kliyawanblong.com中《黃金/白銀負責任采購供應鏈盡職調查政策》中予以公布，電話、電子郵箱用于接收相關的詢問和申訴，由公司合規(guī)專員定期查看。

工作中接收到的相關方關于負責任供應鏈的與采礦、貿易、加工和出口情況有關的疑慮方面的信息。

5.2申訴的內容

相關方對公司的供應鏈管理提起申訴時，該申訴需包含以下內容：

（1）具體說明向何種決定提起申訴及理由；

（2）附相關書面證據；

（3）具體說明在提出申訴之前采取了哪些步驟來解決問題；

5.3 申訴信息的分類

公司需對接收到的詢問和申訴信息進行分類識別，申訴信息分為一般信息、特殊/重要申訴信息、不予受理信息。

5.3.1一般信息：相關方對公司負責任礦物供應鏈管理的咨詢、供方的調查問卷等。

5.3.2 特殊或重要申訴信息：

（1）管理不符合LBMA要求的信息；

（2）對供應商的礦物采購涉及公司識別的高風險區(qū)域的信息；

（3）對供應商的礦物采購不符合公司的供應鏈政策的信息。

5.3.3不予受理信息：

（1）瑣碎的、惡意的、無理取鬧的或似乎是為了獲得競爭優(yōu)勢而產生的投訴。

（2）沒有令人信服的客觀證據支持的投訴。

5.4 申訴的處理

5.4.1關于匿名申訴

支持匿名申訴，申訴工作處理小組不得對工作小組以外的任何人泄露申訴人信息，對于可能涉及申訴人信息的申訴內容予以保密，如申訴內容與工作小組成員有利害關系，工作小組應立即要求該成員避嫌。如發(fā)現有任何打擊報復申訴人的情況，公司將對相關涉事員工按公司章程嚴肅從重處理，如涉嫌違法犯罪，立即報案并移送司法機關處理。

5.4.2申訴處理流程

申訴處理小組工作組應在收到申訴后 10 個工作日內確認收到申訴，在基于申訴是否符合5.3的基礎上確認接受或拒絕申訴。

如果申訴被拒絕，應向申訴方提供書面解釋，并記錄在案。不得采取進一步行動。

對特殊重要申訴信息由申訴處理小組在決定受理后45個工作日內對上訴或投訴進行調查、審查和裁決。處理小組應盡最大努力在截止日期前完成工作。在極少數情況下可能需要額外的時間。申訴處理小組應采取合理措施，包括召開一次或多次會議，以作出合理決定。這類措施的例子包括:

（1）咨詢專家

（2）請求申訴方或其他人提供更多信息

（3）申訴方不合作可被視為中止該程序的理由。申訴處理小組應協(xié)商一致決定是否中止申訴程序。

（4）申訴決定以書面形式傳達給申訴方，申訴決定應包含：

（5）申訴決定

（6）申訴決定是如何以及何時做出的

（7）任何新的建議

合規(guī)專員定期總結風險情況處理結果，并在公司官網公示申訴內容、處理方式及處理結果，合規(guī)風控官負責全程監(jiān)督風險減緩措施的實施并每日向合規(guī)總監(jiān)匯報進度，在風險減緩措施實施完成后，由合規(guī)總監(jiān)定期評估措施的有效性并作出總結和評價。

5.5申訴的記錄

申訴工作處理小組應將收到的申訴記錄在案，包括以下內容:

（1）何人何時提交申訴；

（2）申訴的類型、問題或主題以及隨申訴提交的信息；

（3）接受或拒絕決定。